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[비지니스] 나의PM이야기 #4 프로젝트착수, 착수보고

2015.11.30
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프로젝트 착수 후, 계획 수립중이라면 착수보고회를 준비하라.

이번 PM이야기는 프로젝트 진행중에 고객에게 하는 보고(착수보고, 중간보고, 테스트결과보고, 컷오버보고, 완료보고)중 프로젝트를 소개하는 ‘착수보고’에 대해 이야기 하려합니다.

보고서를 작성하고 보고는 많은 노력이 필요하여 부담스럽지만 PM이 할 일 중에 하나이다.

특히, 착수보고서는 고객에게 처음으로 프로젝트를 소개하는 자리로 프로젝트에 대한 신뢰를 줄 수 있는 중요한 보고이다.

 

 

pm이야기

 

PM은 고객에게 하는 보고하는 목적에 맞게 보고서를 작성하여 보고 해야한다.

예를 들면, 착수보고는 프로젝트 수행 계획과 기대효과 그리고 프로젝트가 성공적으로 진행 할 수 있다는 믿음을 줄 수 있어야 하고,

중간보고는 프로젝트의 현재 상태와 정상 진행하고 있다는 것을 알기 위한 보고이며,

테스트 결과 보고는 시스템을 오픈이 가능한 상태인지 알기 위한 보고로 테스트 결과를 개량화하여 현황과 분석결과를 보고해야 한다.

그리고 컷오버보고는 시스템을 정상 오픈하기 위해 이행(데이터, 어플리케이션, 시스템)의 단계별 실행계획과 점검방법 등과 오픈 시 발생할 수 있는 상황을 대비하는 계획을 보고해야 한다.

이번글의 주제인 착수보고는 프로젝트 시작 후, 공공의 경우는 2주이내 하며, 우리 고객사의 경우는 1개월이내 하게 되면 큰 문제가 없으며, 대부분 프로젝트 계획수립과 병행하여 착수보고를 준비하게 되며, 착수보고회는 계약 이후 처음으로 고객사에 프로젝트를 소개하는 시간이다.

 

 

프로젝트 수주를 위한 제안설명회는 사업을 수주하면 어떻게 하겠다고 가정을 설명을 했다면,

착수보고회는 프로젝트를 성공적으로 수행하기 위한 실행계획을 보고하는 것이다.

 

 

실행

 

착수보고의 준비하는 과정은 다음과 같다.


 

첫째, 참석범위

프로젝트 규모에 따라 고객사의 의사결정권을 가진 관리자의 참석 범위가 달라지게 된다. 사전에 보고 대상을 확인하는 것이 중요하다.

착수보고서의 기본적인 내용은 정해져 있지만, 보고 대상에 따라 보고하는 내용의 수준에 차이를 두고 작성해야 하기 때문이다.

고객사의 참석자에 따라 프로젝트 수행팀과 수행사의 부서장 또는 임원이 참석 범위를 정한다.

 

 

둘째, 발표자 결정

고객사 참석범위 및 형식에 따라 고객사 PM이 하거나, 수행 PM이 발표하게 된다.

*발표자에 따른 보고서의 내용 및 표현방법등이 다를 수 있다.

 

 

세째, 보고서 작성

일반적인 착수보고서 순서는 다음과 같다.

1.프로젝트 개요

2.프로젝트 범위

3.추진 일정

4.업무 구성

5.업무 흐름도

6.구축 방안

7.이행 방안

8.테스트 방안

9.조직 구성

10.인력투입계획

11.특장점 또는 기대효과

 

 

그리고 시스템구성도, 프로젝트관리방안, 개발방법론과 산출물, 프로젝트 리스크 등과 고객사 협조요청 등을 추가 할 수 있다.

착수보고회에서 발표하는 프로젝트의 추진 일정, 업무범위등을 외부에 공표하는 것으로 준비를 철저히 하여 고객사에 좋은 인상을 남기도록 해야 한다.

 

 

그리고, 대부분 착수보고회는 PM, 리더급이상이 참석하는 경우가 많기 때문에 참석하지 못한 고객사 IT/현업 실무 담당자, 프로젝트 팀원들과 착수보고 내용을 공유한다.

 

 

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대부분 착수보고회 저녁에는 프로젝트 수행팀 팀원, 프로젝트 관련 이해관계자들이 참석하는 회식을 하게 된다.

행사진행 비용은 착수품의로 조달하며,

예산에 맞춰 장소 섭외와  참석자 직위 등을 고려하여 자리 배치와 진행순서를 준비하여 진행한다.

회식에 무슨 진행순서까지 준비 하나라고 생각할 수 있지만, 원활한 진행을 위해 행사 호스트로서 자리배치, 인사말, 건배사 정도를 준비하고, 참석자 성향에 맞춰 건배제의 순서 정하는 정도 준비하면 된다.

 

 

회식에서 술이 빠질 수 없으니, PM은 술을 과하게 마시는 직원이 없는지 살펴 사고 없이 마무리 될 수 있도록 신경을 써야한다.

 

 

시작이 반이라고

프로젝트 착수보고회가 끝났으니, 이제 절반의 시작이 되었다.

 

 

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                              ▶ #1 프로젝트 착수 -인력투입

                              ▶ #2 프로젝트 착수 -프로젝트준비

                              ▶ #3 프로젝트 착수 -프로젝트 계획수립

 
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