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[비지니스] 프로젝트 수행 시 알아두면 도움되는 엑셀의 조건부 서식 활용법

2015.09.19
엑셀 서식 메인


특정 기간에 걸쳐지는 작업 항목 식별 하기


SI 프로젝트 주간보고 시 일반적으로 WBS의 Task/Activity 기준으로 금주 실적과 차주 계획을 보고한다. 필자의 경우 PMS(프로젝트관리시스템)의 WBS(일정표)를 엑셀로 다운로드하여 금주 수행 작업실적과 차주 작업계획을 확인하여 보고서를 작성한다.

 

◈ WBS(Work Breakdown Structure) : 프로젝트의 범위와 최종산출물을 세부요소로 분할한 계층적 구조

◈ PMS(Project Management System) : 프로젝트 생성에서부터 종료에 이르는 전 과정을 관리하는 시스템

 

아래 그림1과 같이 대상 구간의 작업항목이 몇 개 되지 않는 경우에는 작업의 식별이 어렵지 않으나, 대상 구간에 걸쳐지는 작업 항목이 많은 경우 항목을 식별하는 것이 꽤 번거로울 때가 있다.

 

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그림 1


이런 경우 엑셀의 조건부 서식을 활용하여 대상 구간에 걸쳐지는 Task/Activity의 ROW를 컬러 채우기 서식을 적용하여 강조하면 식별이 용이 해진다.

 

그림2는 점검대상기간이 6/10 ~ 6/16 구간에 걸쳐지는 Task / Activity를 컬러 채우기로 표시한 예이다.

WBS_Sample

그림2


 

[조건부 서식 적용 순서]

  1. 조건부 서식을 지정할 셀 범위선택한다.

  2. [홈] 탭 ➔ [조건부서식] ➔ [새 규칙] 클릭

  3. “▶ 수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정” 선택

  4. 수식 입력란에 IF함수의 조건과 비슷하게 수식을 입력한다. 이 부분이 조건부 서식의 조건에 해당하는 부분이다.

  5. 조건에 맞는 수식을 지정하기 위해 [서식] 버튼을 클릭하여 서식을 지정한다.

  6. 모든 기능 지정이 완료되면 [확인] 버튼을 클릭하여 조건부 서식을 적용한다.


1번에서 5번까지의 과정 중에서 가장 어려운 부분이 4번 과정인 수식을 입력하는 부분이다.  IF 함수에 대한 이해가 있으면 그리 어려운 부분은 아닐 것이다.

 

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그림 3


아래에 WBS 대상기간을 강조하는 IF함수 조건식을 표기해 본다.

=IF(OR(AND($D6<=$D$3,$E6>=$D$3),AND($D6>=$D$3,$E6<=$E$3),

AND($D6<=$E$3,$E6>=$E$3)),1,0)

 

 

 [수식 설명]

각 WBS항목의 시작예정일 컬럼($D열)과 종료예정일 컬럼($E열)의 일자가 점검대상기간 시작일($D$3 셀값)과 종료일($E$3 셀값) 구간에 걸치는지는 세가지 Case를 OR함수로 묶어서 조건이 만족하면 True(=1), 아니면 False(=0) 반환하도록 함

 

  • Case 1) 시작예정일($D6)이 점검대상기간 시작일($D$3) 보다 작거나 같고, 종료예정일($E6)이 점검대상기간 시작일($D$3) 보다 크거나 같은 경우


그림1의 Task B, Task D가 대상




  • Case 2) 시작예정일($D6)이 점검대상기간 시작일($D$3) 보다 크거나 같고, 종료예정일($E6)이 점검대상기간 종료일($E$3) 보다 작거나 같은 경우


그림1의 Task C가 대상




  • Case 3) 시작예정일($D6)이 점검대상기간 종료일($E$3) 보다 작거나 같고, 종료예정일($E6)이 점검대상기간 종료일($E$3) 보다 크거나 같은 경우


그림1의 Task E가 대상


◈ 셀참조형식에서 $기호가 붙어 있는 부분은 참조위치가 변하지 않고 $기호가 없는 부분만 셀의 위치가 바뀔 때 상대적인 위치에 따라 변하게 된다.


◈ 조건부 서식에서는 대상 적용영역의 첫번째 줄/열 기준으로 셀참조식을 작성하면 다른 줄/열의 상대위치는 자동으로 변경 적용된다.

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